1. Geltungsbereich

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ("AVV") ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen zwischen ManuHive und der Organisation, die den Dienst nutzt (der "Kunde"). Er wird wirksam, wenn der Kunde die Nutzungsbedingungen annimmt; eine gesonderte Unterschrift ist nicht erforderlich.

Er gilt für die personenbezogenen Daten, die ManuHive bei der Bereitstellung des Dienstes im Auftrag des Kunden verarbeitet ("Auftragsdaten"). Er gilt nicht für Daten, die ManuHive für eigene Zwecke verarbeitet, etwa für die Kontoverwaltung, die Abrechnung, die Sicherheit und die Analyse unserer Website; diese Verarbeitung beschreibt unsere Datenschutzrichtlinie.

Widersprechen sich dieser AVV und die Nutzungsbedingungen beim Schutz personenbezogener Daten, hat dieser AVV Vorrang.

Ein Kunde, der ein unterschriebenes Exemplar benötigt, etwa für seine Unterlagen oder eine Prüfung, kann es unter der Adresse in Abschnitt 15 anfordern.

2. Begriffsbestimmungen

"Verantwortlicher", "Auftragsverarbeiter", "personenbezogene Daten", "Verarbeitung", "betroffene Person", "Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten" und "Aufsichtsbehörde" haben die Bedeutung, die ihnen die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 ("DSGVO") gibt. "Datenschutzrecht" bezeichnet die DSGVO, das griechische Gesetz 4624/2019 und jedes andere Datenschutzrecht der Europäischen Union oder ihrer Mitgliedstaaten, das auf die Verarbeitung anwendbar ist. Ein "Unterauftragsverarbeiter" ist ein weiterer Auftragsverarbeiter, den ManuHive mit der Verarbeitung von Auftragsdaten beauftragt. Im Übrigen gelten die Begriffsbestimmungen der Nutzungsbedingungen.

3. Rollen

Der Kunde ist Verantwortlicher für die Auftragsdaten, und ManuHive ist sein Auftragsverarbeiter. Verarbeitet der Kunde die Daten seinerseits im Auftrag eines anderen Verantwortlichen, handelt ManuHive als sein Unterauftragsverarbeiter, und der Kunde gibt die Weisungen und Informationen weiter, die dieser AVV verlangt.

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, über die er entscheidet. Er muss für die eingegebenen Daten eine Rechtsgrundlage haben; seinen Mitarbeitenden, seinen Kunden und allen anderen Personen, deren Daten er eingibt, die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen geben (zum Beispiel, dass die Zeiten ihrer Arbeitsschritte erfasst werden); und sicherstellen, dass seine Weisungen dem Datenschutzrecht und dem Arbeitsrecht entsprechen, einschließlich etwaiger Pflichten zur Unterrichtung oder Beteiligung der Arbeitnehmervertretung (etwa des Betriebsrats).

4. Einzelheiten der Verarbeitung

Gegenstand und Dauer: die Bereitstellung des Dienstes für den Kunden, solange er ihn nutzt, sowie die Löschfrist nach Abschnitt 11.
Art und Zweck: Speichern, Ordnen, Anzeigen, Abrufen, Versenden (zum Beispiel von Benachrichtigungs-E-Mails) und Löschen von Daten, damit der Kunde seine Produktion planen und steuern, Aufträge, Bestände, Einkauf und Lieferungen verwalten und seine Leistung auswerten kann; sowie Support, wenn der Kunde ihn anfordert.
Betroffene Personen: die Nutzer des Kunden (seine Mitarbeitenden und Auftragnehmer), die Personen, die an seinen Maschinen arbeiten, seine Fahrer, die Ansprechpersonen seiner Kunden, Lieferanten und Transportunternehmen sowie die Personen, denen er Tracking-Links für Aufträge oder Angebote sendet.
Arten personenbezogener Daten: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Funktionen; Benutzerkonten, Rollen, Anmeldeaufzeichnungen und PINs; Arbeitsaufzeichnungen (wer welchen Arbeitsschritt begonnen, pausiert oder abgeschlossen hat, wann und wie lange) und die daraus für jede Person berechneten Leistungskennzahlen; Lieferadressen und Routen, Lieferfotos und -notizen sowie der Standort eines Fahrers, der ihn während einer Route teilt (nur bis zum Ende der Route gespeichert, höchstens 24 Stunden); Kontaktdaten der Kunden, Lieferanten und Transportunternehmen des Kunden; Kommentare, Notizen und Dateien, die der Kunde hochlädt; sowie das Audit-Protokoll darüber, wer was geändert hat.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheits- oder biometrische Daten) und Daten über strafrechtliche Verurteilungen dürfen nicht eingegeben werden: Die Nutzungsbedingungen erlauben dies nicht ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung.

5. Weisungen

ManuHive verarbeitet Auftragsdaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Nutzungsbedingungen, dieser AVV und die Nutzung und Konfiguration des Dienstes durch den Kunden (die Daten, die er eingibt, die Einstellungen, die er wählt, die Personen, die er einlädt, und die Integrationen, die er einschaltet) sind bei Wirksamwerden dieses AVV die vollständigen Weisungen des Kunden. Weitere Weisungen müssen schriftlich erteilt werden und im Rahmen des Dienstes umsetzbar sein.

Anderweitig verarbeitet ManuHive Auftragsdaten nur, wenn das Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats es verlangt. In diesem Fall teilt es dies dem Kunden vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht verbietet.

ManuHive informiert den Kunden unverzüglich, wenn eine Weisung seiner Auffassung nach gegen das Datenschutzrecht verstößt.

6. Vertraulichkeit und Sicherheit

Alle Personen bei ManuHive, die auf Auftragsdaten zugreifen können, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und greifen nur darauf zu, soweit es nötig ist, um den Dienst bereitzustellen, eine Anfrage des Kunden zu bearbeiten oder eine rechtliche Pflicht zu erfüllen.

ManuHive wendet die technischen und organisatorischen Maßnahmen aus Anlage 1 an, um die Auftragsdaten gemäß Art. 32 DSGVO zu schützen. Es kann sie mit der technischen Entwicklung anpassen, sofern das Gesamtschutzniveau nicht sinkt.

Sicherheit ist geteilt. ManuHive ist für die Sicherheit des Dienstes verantwortlich. Der Kunde ist dafür verantwortlich, wie er den Dienst nutzt: wem er Zugang mit welcher Rolle gibt, den Zugang zu entziehen, wenn jemand ausscheidet, Passwörter, PINs und die Geräte an seinen Maschinen unter seiner Kontrolle zu halten und die Links und Schlüssel, die er im Dienst erstellt (Tracking-Links für Aufträge, Links für Power BI, Tableau und Excel, Kalender-Feeds, API-Schlüssel und ERP-Zugangsdaten), geheim zu halten und sie zu widerrufen oder zu erneuern, wenn sie offengelegt wurden.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt ManuHive die allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Die aktuellen Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 2 aufgeführt.

ManuHive informiert den Kunden mindestens 30 Tage, bevor es einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügt oder ersetzt, per E-Mail an die Administratoren des Arbeitsbereichs oder durch einen Hinweis im Dienst. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Lässt sich der Widerspruch nicht ausräumen, kann der Kunde die Nutzung des betroffenen Teils des Dienstes einstellen, und ManuHive erstattet im Voraus gezahlte Gebühren für die Zeit danach.

ManuHive verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter durch schriftlichen Vertrag zu Datenschutzpflichten, die mindestens das gleiche Schutzniveau bieten wie dieser AVV. Wie Art. 28 Abs. 4 DSGVO es verlangt, bleibt ManuHive dem Kunden gegenüber für die Erfüllung der Pflichten seiner Unterauftragsverarbeiter verantwortlich.

Dienste, die der Kunde selbst verbindet, etwa sein ERP-System, seine eigenen Webhook-Adressen oder Business-Intelligence-Werkzeuge, sowie die Personen, denen er Tracking-Links, Angebote oder E-Mails sendet, erhalten Daten auf Weisung des Kunden. Sie sind keine Unterauftragsverarbeiter von ManuHive.

8. Speicherort und internationale Übermittlungen

Die Datenbank und der Dateispeicher mit den Auftragsdaten werden in der Europäischen Union, in Irland, gehostet.

Einige Unterauftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder können von dort auf Daten zugreifen. Jede Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (etwa das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Unternehmen) oder durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert, wie in den Datenverarbeitungsbedingungen des jeweiligen Unterauftragsverarbeiters festgelegt.

9. Unterstützung des Kunden

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt ManuHive den Kunden nach Möglichkeit bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen, die ihre Rechte ausüben (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch). Administratoren können die meisten Daten im Dienst selbst einsehen, berichtigen, exportieren und löschen.

Erhält ManuHive einen solchen Antrag direkt, leitet es ihn unverzüglich an den Kunden weiter und beantwortet ihn nicht selbst, sofern das Gesetz nichts anderes verlangt.

Mit den ihm zur Verfügung stehenden Informationen unterstützt ManuHive den Kunden auch bei der Erfüllung seiner Pflichten zur Sicherheit, zu Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, zu Datenschutz-Folgenabschätzungen und zur vorherigen Konsultation einer Aufsichtsbehörde (Art. 32 bis 36 DSGVO). ManuHive kann angemessene Kosten für Unterstützung berechnen, die über das hinausgeht, was der Dienst und dieser AVV vorsehen, es sei denn, die Unterstützung ist nötig, weil ManuHive gegen diesen AVV verstoßen hat.

10. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

ManuHive benachrichtigt den Kunden unverzüglich und, soweit möglich, innerhalb von 48 Stunden, nachdem ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, die Auftragsdaten betrifft. Die Benachrichtigung geht an die E-Mail-Adressen der Administratoren des Arbeitsbereichs.

Die Benachrichtigung beschreibt, soweit die Informationen vorliegen, die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen sowie die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Noch nicht vorliegende Informationen werden nachgereicht, sobald sie vorliegen.

ManuHive ergreift angemessene Maßnahmen, um die Verletzung einzudämmen und ihre Folgen zu begrenzen. Der Kunde entscheidet als Verantwortlicher, ob er die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen benachrichtigt; ManuHive benachrichtigt sie nicht im Namen des Kunden, es sei denn, das Gesetz verlangt es oder der Kunde bittet darum. Eine Benachrichtigung ist kein Eingeständnis von Verschulden oder Haftung.

11. Löschung und Rückgabe von Daten

Solange der Kunde den Dienst nutzt, kann er seine Daten jederzeit exportieren: PDF- und CSV-Exporte auf den jeweiligen Seiten sowie ein vollständiger Export des Arbeitsbereichs in den Einstellungen.

Löscht ein Administrator den Arbeitsbereich in den Einstellungen, werden dessen Datensätze sofort und endgültig gelöscht, die hochgeladenen Dateien innerhalb von 30 Tagen. Endet die Nutzung des Dienstes durch den Kunden auf andere Weise, bewahrt ManuHive die Daten 30 Tage lang auf, damit der Kunde einen Export anfordern kann, und löscht sie dann. Beides gilt, sofern nicht das Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats ManuHive zur Aufbewahrung der Daten verpflichtet.

Das Anmeldekonto eines Mitglieds (Name und E-Mail-Adresse) wird 30 Tage, nachdem es keinem Arbeitsbereich mehr angehört, automatisch gelöscht, es sei denn, Aufzeichnungen eines Arbeitsbereichs verweisen noch auf diese Person; dann bleibt es bestehen, bis die Person oder der Kunde die Löschung verlangt, und kann auf Anfrage jederzeit früher gelöscht werden. Kopien in den Sicherungen des Hosting-Anbieters werden gelöscht, wenn diese Sicherungen in ihrem normalen Zyklus ablaufen.

12. Prüfungen und Informationen

ManuHive stellt dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlich sind: diesen AVV, die Maßnahmen aus Anlage 1 sowie Antworten auf angemessene Sicherheitsfragen, einmal jährlich oder nach einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.

Der Kunde oder ein von ihm beauftragter unabhängiger, zur Vertraulichkeit verpflichteter Prüfer kann die Einhaltung dieses AVV durch ManuHive auch überprüfen. Der Kunde kündigt dies mindestens 30 Tage vorher schriftlich an; eine Prüfung findet höchstens einmal jährlich statt (es sei denn, eine Aufsichtsbehörde verlangt sie oder es ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingetreten), während der Geschäftszeiten, ohne Zugang zu Daten anderer Kunden und auf Kosten des Kunden. Unterauftragsverarbeiter werden anhand der Zertifizierungen und Prüfberichte geprüft, die sie zur Verfügung stellen.

13. Haftung

Die Haftungsbeschränkungen und -ausschlüsse in Abschnitt 12 der Nutzungsbedingungen gelten für alle Ansprüche aus oder im Zusammenhang mit diesem AVV und werden mit allen Ansprüchen aus den Nutzungsbedingungen zusammengerechnet, soweit das Gesetz es zulässt. Sie beschränken weder eine Haftung, die nach geltendem Recht nicht beschränkt werden kann, noch die Haftung einer Partei gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO.

14. Laufzeit, Änderungen und anwendbares Recht

Dieser AVV gilt, solange ManuHive Auftragsdaten verarbeitet, auch nach Ende der Nutzungsbedingungen, bis die Daten gelöscht sind.

ManuHive kann diesen AVV aktualisieren, etwa wenn sich das Recht oder die Liste der Unterauftragsverarbeiter ändert. Änderungen werden angekündigt, wie es die Nutzungsbedingungen beschreiben. Eine Änderung, die den Schutz der Auftragsdaten verringert, wird mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten angekündigt, und der Kunde kann die Nutzung des Dienstes vorher einstellen.

Für diesen AVV gilt dasselbe Recht, und für Streitigkeiten sind dieselben Gerichte zuständig wie für die Nutzungsbedingungen. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest wirksam. Dieser AVV wird auf Englisch, Griechisch und Deutsch veröffentlicht; weichen die Fassungen voneinander ab, ist die englische Fassung maßgeblich.

15. Kontakt

Fragen zu diesem AVV, Anfragen nach einem unterschriebenen Exemplar, Widersprüche gegen einen Unterauftragsverarbeiter und Prüfungsanfragen:

manuhiveos@gmail.com

Anlage 1. Technische und organisatorische Maßnahmen

ManuHive schützt die Auftragsdaten mit den folgenden Maßnahmen:

Hosting und Verschlüsselung: Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher laufen bei Supabase in der Europäischen Union (Irland), in einer Umgebung, die Supabase nach SOC 2 betreibt. Daten werden bei der Übertragung (HTTPS) und im Ruhezustand verschlüsselt.
Trennung der Kunden: Row-Level-Security-Regeln auf jeder Tabelle beschränken jede angemeldete Person auf die Daten ihres eigenen Arbeitsbereichs, und Datenbankfunktionen prüfen die Mitgliedschaft in dem Arbeitsbereich, auf den sie zugreifen. Automatisierte Tests versuchen, auf die Daten eines anderen Arbeitsbereichs zuzugreifen, und müssen abgewiesen werden.
Zugriffskontrolle: Der Zugriff im Dienst folgt den Rollen, die die Administratoren des Kunden vergeben, sodass jede Person sieht, was ihre Rolle braucht. Nur Administratoren können das Audit-Protokoll und die PINs lesen, und nur Administratoren und Logistik-Mitarbeitende sehen, wo sich ein Fahrer befindet.
Anmeldung: Passwörter werden nur als Hashwerte (bcrypt) gespeichert; in der App gewählte Passwörter werden mit bekannten geleakten Passwörtern abgeglichen, ohne dass das Passwort das Gerät verlässt; Zwei-Faktor-Authentifizierung steht jedem Nutzer zur Verfügung und ist, sobald eingerichtet, für den Plattform-Administrator Pflicht; jede PIN kombiniert Buchstaben und Ziffern; wiederholte falsche PIN-Eingaben werden eine Zeit lang gesperrt; die Anmeldung eines Kontos auf einem Gerät endet nach 30 Tagen ohne Nutzung.
Audit-Protokoll: Änderungen an Datensätzen und Einstellungen, Anmeldungen und Datenexporte werden in ein nur erweiterbares Audit-Protokoll geschrieben, in dem jeder Eintrag mit SHA-256 an den vorherigen gekettet ist, sodass jede Veränderung erkennbar ist.
Website und Netzwerk: Der gesamte Verkehr ist mit HTTPS und HSTS verschlüsselt; die Website läuft hinter Cloudflare und sendet strenge Sicherheits-Header, darunter eine Content Security Policy.
Geheimnisse: ERP-Zugangsdaten werden verschlüsselt in einem Tresor für Geheimnisse aufbewahrt, API-Schlüssel nur als Hashwerte gespeichert, und der Dienstschlüssel der Datenbank wird nur auf unseren Servern verwendet. Exporte enthalten nie Passwörter, PINs, API-Schlüssel oder Zugangsdaten. Administratoren können Tracking-Links für Aufträge, Links für Power BI, Tableau und Excel, Kalender-Feeds und API-Schlüssel widerrufen oder erneuern.
Tests: Änderungen am Dienst werden durch automatisierte Tests geprüft; Änderungen an der Datenbank zusätzlich durch Datenbanktests der Trennung zwischen Arbeitsbereichen und jedes Löschpfads. Wir handeln nach den Sicherheitsprüfungen unseres Datenbankanbieters.
Begrenzungen und Überwachung: Die Anmeldung per PIN, die öffentliche API, der Link für Power BI, Tableau und Excel und die Maschinendaten-Verbindungen sind in ihrer Anfragerate begrenzt, und Fehler werden erfasst und ausgewertet.
Vorfälle: ein schriftliches Verfahren für den Umgang mit Sicherheitsvorfällen und Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich der Benachrichtigung der Kunden nach Abschnitt 10.
Automatische Löschung: die Dateien eines gelöschten Arbeitsbereichs, Konten, die seit 30 Tagen keinem Arbeitsbereich angehören, der Standort eines Fahrers nach dem Ende seiner Route und Einladungs-PINs nach ihrer Verwendung werden täglich automatisch gelöscht, was automatisierte Tests prüfen.

Anlage 2. Unterauftragsverarbeiter

ManuHive setzt die folgenden Unterauftragsverarbeiter ein. Jeder verarbeitet personenbezogene Daten nur, um seinen Teil des Dienstes zu erbringen.

Supabase, Inc. (Vereinigte Staaten): Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher und Serverfunktionen. Die Daten werden in der Europäischen Union (Irland) gespeichert; Serverfunktionen können in der Region laufen, die der Person, die den Dienst nutzt, am nächsten liegt.
Cloudflare, Inc. (Vereinigte Staaten): liefert die Website aus und schützt sie vor Angriffen. Sieht die IP-Adressen der Besucher und die Seiten, die sie öffnen, und leitet E-Mails weiter, die an unsere Benachrichtigungsadresse gesendet werden.
ZAP-Hosting GmbH (Deutschland): hostet den Server, der die Dateien der Website ausliefert. Sieht die IP-Adressen der Besucher und die Adressen der Seiten, die sie öffnen.
Resend (Vereinigte Staaten): versendet die E-Mails des Dienstes, etwa Einladungen, Anmelde- und Passwort-E-Mails, Benachrichtigungen und Berichte, aus seiner EU-Region. Erhält die E-Mail-Adressen der Empfänger und den Inhalt der E-Mails.
Google LLC (Vereinigte Staaten): Karten, Adresssuche und Routenplanung (Google Maps Platform), die Adressen und die Standorte von Lieferstopps erhalten; Anmeldung mit Google für alle, die sie wählen; Website-Analyse (Google Analytics 4, siehe Abschnitt 10 der Datenschutzrichtlinie); und unser Support-Postfach (Gmail).
Stripe, Inc. (Vereinigte Staaten): Zahlungen für kostenpflichtige Pläne. Erhält die E-Mail-Adresse des Abrechnungsadministrators und den Firmennamen; Kartendaten werden auf Stripes eigener Seite eingegeben.

Dienste, die der Kunde selbst verbindet, sind keine Unterauftragsverarbeiter (Abschnitt 7). Änderungen an dieser Liste werden angekündigt, wie Abschnitt 7 es beschreibt.

Nutzungsbedingungen Datenschutzrichtlinie